سوابق موجود در حال حاضر، نه بعدا – شماره 7 2022

• ممکن است شخص مربوطه در آینده برای ارائه سوابق/ سوگندنامه در دسترس نباشد.

• اشاره در دادگاه مبنی بر اینکه سوابق با یادداشت هایی که در زمان وقوع حادثه تنظیم شده است، ممکن است منجر به درخواست دادگاه برای دسترسی به یادداشت های مذکور شود.

برای اطلاعات بیشتر با Sonja de Klerk، +27 82 778 9249 تماس بگیرید، [email protected]، www.linkedin.com/in/sonja-de-klerk-034909202/

---

منبع: https://www.securitysa.com/18110R

توسط Sonja de Klerk، سرتیپ، SAPS (بازنشسته).

• اگر بنا به دلایلی چنین یادداشت هایی در دسترس نباشد، شخص به عنوان شاهد غیر قابل اعتماد دیده می شود.

آرشیو سوابق نیز باید به گونه ای انجام شود که سوابق به مرور زمان خراب نشوند.

• چنین درخواستی توسط دادگاه باید رعایت شود و به طور بالقوه می تواند منجر به طرح سؤالات بیشتری در این مورد شود، به خصوص اگر یادداشت ها مربوط به مبایعه نامه نباشد.

• یک محیط سازماندهی شده اعتماد ایجاد می کند و معمولا روز آسان تری در دادگاه دارد.

اصول اولیه نگهداری سوابق

همه ما می دانیم که چه مدت پس از یک حادثه، یک موضوع به دادگاه کشیده می شود یا جلسه رسیدگی فعال می شود و هر چند وقت یکبار رسیدگی به تعویق می افتد. این واقعیت به تنهایی دلیل کافی برای اطمینان از ایمن شدن سوابق بدون هیچ تاخیری است.

• ادارات، سازمان‌ها و شرکت‌هایی که سابقه بسیاری از حوادث را دارند، باید یک خط‌مشی و یک سیستم صوتی در محل داشته باشند و اطمینان حاصل کنند که سوابق ظرف 2 تا 3 روز پس از وقوع حادثه در جای خود قرار دارند.

به جای از دست دادن یک پرونده به دلیل فقدان رکوردهای صوتی، در زمانی که امکان تضمین چنین رکوردهایی وجود داشت، به جای اینکه برای بدترین اتفاقات آماده باشید.

ایمن سازی سوابق مربوطه (از جمله سوگندنامه ها) در عرض چند روز به دلایل زیر مهم است:

تعداد افراد درگیر را می توان با اطمینان از اینکه همه آنها سوگندنامه لازم را ظرف یک یا دو روز پس از حادثه ارائه می کنند، کنترل کرد. به زودی پیام روشن خواهد شد و “صحنه جنایت” پاک خواهد شد.

رویه خوب و استاندارد حصول اطمینان از اینکه سوگندنامه های تکمیل شده، امضا شده و دارای تاریخ برای کلیه امور کیفری و انضباطی بدون تأخیر ثبت می شود، استاندارد طلایی برای هر بخش، سازمان یا شرکتی خواهد بود. توجه داشته باشید: سوگندنامه فقط زمانی معتبر است که امضا و تاریخ داشته باشد.

مدیریت سوابق بخش مهمی از فرآیند است. ضرب المثل “آنچه مدیریت می شود، انجام می شود” ارزش زیادی دارد که اغلب توسط مدیریت تجربه می شود.

مهم است که پس از یک حادثه، در اسرع وقت سوابق را در محل خود داشته باشید. خیلی اوقات موضوع به روزی واگذار می شود که شرکت به دادگاه می رود یا جلسه انضباطی تعیین می شود.

خط‌مشی‌ها و رویه‌ها ارزش زیادی در ارائه یک رویکرد استاندارد دارند و همچنین می‌توانند برای مدیریت عملکرد مورد استفاده قرار گیرند.

سوابق باید از نظر ارجاع به حادثه از نظر صحت ارزیابی شوند و تاریخ های مربوطه منعکس شده در این اسناد زنجیره شواهد و زنجیره نگهداری را تکمیل می کند. تمام سوابق باید تا تاریخ و زمان حادثه قابل ردیابی باشد.

با در نظر گرفتن ادعاهای احتمالی در مرحله بعد، باید یک خط مشی در مورد مدت زمان بایگانی شدن سوابق وجود داشته باشد. توصیه می شود در این زمینه مشاوره حقوقی اخذ شود. با تکمیل پرونده کیفری، امکان تشکیل پرونده مدنی نیز وجود دارد.

• سوابق یا سوگندنامه ای که در مرحله ای بسیار دیرتر از تاریخ واقعه ارائه می شود، فضایی را برای دفاعیات ایجاد می کند که اعتبار اطلاعات و حافظه شخص را زیر سوال ببرد.

• این پیام به زودی مشخص می شود که سوابق مورد نیاز موجود و سالم هستند.

• شخص مربوطه محیط را ترک کرده، دیگر تعهدی نسبت به محیط زیست ندارد و ممکن است در مراحل بعدی چنین درخواستی به سادگی نادیده گرفته شود.

اطمینان حاصل کنید که سازمان یا بخش شما با سوابقی که ممکن است به عنوان بخشی از دادرسی کیفری یا انضباطی درخواست شود، آشنایی دارد. چک لیستی برای ثبت سوابق باید در دسترس باشد و حداقل باید سالانه بازبینی شود.

حوادث در زمان‌های بسیار ناخوشایند اتفاق می‌افتد و معمولاً مدیریت بعداً در مورد آن می‌شنود. در آن زمان افراد زیادی از قبل درگیر هستند یا چیزی برای گفتن داشته اند.

• شخص مربوطه باید برای تکمیل سوابق یا ارائه سوگندنامه به خاطره خود از حادثه در مرحله بعدی تکیه کند.