تعداد افراد درگیر را می توان با اطمینان از اینکه همه آنها سوگندنامه لازم را ظرف یک یا دو روز پس از حادثه ارائه می کنند، کنترل کرد. به زودی پیام روشن خواهد شد و “صحنه جنایت” پاک خواهد شد.
• این پیام به زودی مشخص می شود که سوابق مورد نیاز موجود و سالم هستند.
با در نظر گرفتن ادعاهای احتمالی در مرحله بعد، باید یک خط مشی در مورد مدت زمان بایگانی شدن سوابق وجود داشته باشد. توصیه می شود در این زمینه مشاوره حقوقی اخذ شود. با تکمیل پرونده کیفری، امکان تشکیل پرونده مدنی نیز وجود دارد.
توسط Sonja de Klerk، سرتیپ، SAPS (بازنشسته).
سوابق باید به شیوه ای سازماندهی شده با داشتن همه اطلاعات مربوط به یک حادثه خاص به راحتی و با هم در دسترس باشد. سوابق باید به حادثه خاص ارجاع و قابل ردیابی باشد (به مقاله در مراجعه کنید راه حل های امنیتی پیشرفته، شماره 8 2021، www.securitysa.com/14945r). سیستم ارجاع برای استفاده باید مستند باشد و توسط هر فردی که روی این موارد کار می کند تعیین نشود.
سوابق باید از نظر ارجاع به حادثه از نظر صحت ارزیابی شوند و تاریخ های مربوطه منعکس شده در این اسناد زنجیره شواهد و زنجیره نگهداری را تکمیل می کند. تمام سوابق باید تا تاریخ و زمان حادثه قابل ردیابی باشد.
اصول اولیه نگهداری سوابق
خط‌مشی‌ها و رویه‌ها ارزش زیادی در ارائه یک رویکرد استاندارد دارند و همچنین می‌توانند برای مدیریت عملکرد مورد استفاده قرار گیرند.
همه ما می دانیم که چه مدت پس از یک حادثه، یک موضوع به دادگاه کشیده می شود یا جلسه رسیدگی فعال می شود و هر چند وقت یکبار رسیدگی به تعویق می افتد. این واقعیت به تنهایی دلیل کافی برای اطمینان از ایمن شدن سوابق بدون هیچ تاخیری است.
• شخص مربوطه محیط را ترک کرده، دیگر تعهدی نسبت به محیط زیست ندارد و ممکن است در مراحل بعدی چنین درخواستی به سادگی نادیده گرفته شود.
• اگر بنا به دلایلی چنین یادداشت هایی در دسترس نباشد، شخص به عنوان شاهد غیر قابل اعتماد دیده می شود.
• ممکن است شخص مربوطه در آینده برای ارائه سوابق/ سوگندنامه در دسترس نباشد.
مدیریت سوابق بخش مهمی از فرآیند است. ضرب المثل “آنچه مدیریت می شود، انجام می شود” ارزش زیادی دارد که اغلب توسط مدیریت تجربه می شود.
به جای از دست دادن یک پرونده به دلیل فقدان رکوردهای صوتی، در زمانی که امکان تضمین چنین رکوردهایی وجود داشت، به جای اینکه برای بدترین اتفاقات آماده باشید.
Sonja de Klerk از آزمایشگاه علوم قانونی SAPS به عنوان یک سرتیپ بازنشسته شد. او مشاوره تخصصی در مورد مدیریت دوربین مداربسته برای ایمن سازی تصاویر به عنوان مدرک ارائه می دهد و دوره های آموزشی در مورد مدیریت دوربین های مدار بسته برای فیلم هایی که باید در دادگاه ارائه شود، شواهد پزشکی قانونی به عنوان بخشی از فعالیت های مجرمانه، مدیریت شواهد، نحوه ارائه شهادت کارشناسی در دادگاه و اهمیت ارائه می دهد. از سوابق قابل ردیابی تخصص او همچنین برای ممیزی های مستقل و محرمانه، ارزیابی ها و مشاوره در مورد قابلیت ردیابی سوابق در یک سازمان در دسترس است. او همچنین نویسنده کتاب «راهنمای کامل مدیریت دوربین مداربسته» (ویرایش دوم) است.
نسخه چاپگر پسند