سوابق موجود در حال حاضر، نه بعدا – شماره 8 2022

مهم است که پس از یک حادثه، در اسرع وقت سوابق را در محل خود داشته باشید. خیلی اوقات موضوع به روزی واگذار می شود که شرکت به دادگاه می رود یا جلسه انضباطی تعیین می شود.

حوادث در زمان‌های بسیار ناخوشایند اتفاق می‌افتد و معمولاً مدیریت بعداً در مورد آن می‌شنود. در آن زمان افراد زیادی از قبل درگیر هستند یا چیزی برای گفتن داشته اند.

خط‌مشی‌ها و رویه‌ها ارزش زیادی در ارائه یک رویکرد استاندارد دارند و همچنین می‌توانند برای مدیریت عملکرد مورد استفاده قرار گیرند.

ایمن سازی سوابق مربوطه (از جمله سوگندنامه ها) در عرض چند روز به دلایل زیر مهم است:

با در نظر گرفتن ادعاهای احتمالی در مرحله بعد، باید یک خط مشی در مورد مدت زمان بایگانی شدن سوابق وجود داشته باشد. توصیه می شود در این زمینه مشاوره حقوقی اخذ شود. با تکمیل پرونده کیفری، امکان تشکیل پرونده مدنی نیز وجود دارد.

• سوابق یا سوگندنامه ای که در مرحله ای بسیار دیرتر از تاریخ واقعه ارائه می شود، فضایی را برای دفاعیات ایجاد می کند که اعتبار اطلاعات و حافظه شخص را زیر سوال ببرد.

• این پیام به زودی مشخص می شود که سوابق مورد نیاز موجود و سالم هستند.

• ادارات، سازمان‌ها و شرکت‌هایی که سابقه بسیاری از حوادث را دارند، باید یک خط‌مشی و یک سیستم صوتی در محل داشته باشند و اطمینان حاصل کنند که سوابق ظرف 2 تا 3 روز پس از وقوع حادثه در جای خود قرار دارند.

• اگر بنا به دلایلی چنین یادداشت هایی در دسترس نباشد، شخص به عنوان شاهد غیر قابل اعتماد دیده می شود.


اصول اولیه نگهداری سوابق

آرشیو سوابق نیز باید به گونه ای انجام شود که سوابق به مرور زمان خراب نشوند.

• اشاره در دادگاه مبنی بر اینکه سوابق با یادداشت هایی که در زمان وقوع حادثه تنظیم شده است، ممکن است منجر به درخواست دادگاه برای دسترسی به یادداشت های مذکور شود.


Sonja de Klerk از آزمایشگاه علوم قانونی SAPS به عنوان یک سرتیپ بازنشسته شد. او مشاوره تخصصی در مورد مدیریت دوربین مداربسته برای ایمن سازی تصاویر به عنوان مدرک ارائه می دهد و دوره های آموزشی در مورد مدیریت دوربین های مدار بسته برای فیلم هایی که باید در دادگاه ارائه شود، شواهد پزشکی قانونی به عنوان بخشی از فعالیت های مجرمانه، مدیریت شواهد، نحوه ارائه شهادت کارشناسی در دادگاه و اهمیت ارائه می دهد. از سوابق قابل ردیابی تخصص او همچنین برای ممیزی های مستقل و محرمانه، ارزیابی ها و مشاوره در مورد قابلیت ردیابی سوابق در یک سازمان در دسترس است. او همچنین نویسنده کتاب «راهنمای کامل مدیریت دوربین مداربسته» (ویرایش دوم) است.





منبع: https://www.securitysa.com/17887R

سوابق باید به شیوه ای سازماندهی شده با داشتن همه اطلاعات مربوط به یک حادثه خاص به راحتی و با هم در دسترس باشد. سوابق باید به حادثه خاص ارجاع و قابل ردیابی باشد (به مقاله در راه حل های امنیتی Hi-Tech، شماره 8 2021، www.securitysa.com/14945r مراجعه کنید). سیستم ارجاع برای استفاده باید مستند باشد و توسط هر فردی که روی این موارد کار می کند تعیین نشود.

به جای از دست دادن یک پرونده به دلیل فقدان رکوردهای صوتی، در زمانی که امکان تضمین چنین رکوردهایی وجود داشت، به جای اینکه برای بدترین اتفاقات آماده باشید.

همه ما می دانیم که چه مدت پس از یک حادثه، یک موضوع به دادگاه کشیده می شود یا جلسه رسیدگی فعال می شود و هر چند وقت یکبار رسیدگی به تعویق می افتد. این واقعیت به تنهایی دلیل کافی برای اطمینان از ایمن شدن سوابق بدون هیچ تاخیری است.

• چنین درخواستی توسط دادگاه باید رعایت شود و به طور بالقوه می تواند منجر به طرح سؤالات بیشتری در این مورد شود، به خصوص اگر یادداشت ها مربوط به مبایعه نامه نباشد.

رویه خوب و استاندارد حصول اطمینان از اینکه سوگندنامه های تکمیل شده، امضا شده و دارای تاریخ برای کلیه امور کیفری و انضباطی بدون تأخیر ثبت می شود، استاندارد طلایی برای هر بخش، سازمان یا شرکتی خواهد بود. توجه داشته باشید: سوگندنامه فقط زمانی معتبر است که امضا و تاریخ داشته باشد.

سونیا دی کلرک.

اطمینان حاصل کنید که سازمان یا بخش شما با سوابقی که ممکن است به عنوان بخشی از دادرسی کیفری یا انضباطی درخواست شود، آشنایی دارد. چک لیستی برای ثبت سوابق باید در دسترس باشد و حداقل باید سالانه بازبینی شود.

برای اطلاعات بیشتر با Sonja de Klerk، +27 82 778 9249 تماس بگیرید، [email protected]، www.linkedin.com/in/sonja-de-klerk-034909202/


مدیریت سوابق بخش مهمی از فرآیند است. ضرب المثل “آنچه مدیریت می شود، انجام می شود” ارزش زیادی دارد که اغلب توسط مدیریت تجربه می شود.

سوابق در جای خود در حال حاضر، نه بعد

شماره 8 2022 انتخاب سردبیر، خدمات امنیتی و مدیریت ریسک

سونیا دی کلرک.

• یک محیط سازماندهی شده اعتماد ایجاد می کند و معمولا روز آسان تری در دادگاه دارد.


• ممکن است شخص مربوطه در آینده برای ارائه سوابق/ سوگندنامه در دسترس نباشد.

توسط Sonja de Klerk، سرتیپ، SAPS (بازنشسته).

تعداد افراد درگیر را می توان با اطمینان از اینکه همه آنها سوگندنامه لازم را ظرف یک یا دو روز پس از حادثه ارائه می کنند، کنترل کرد. به زودی پیام روشن خواهد شد و “صحنه جنایت” پاک خواهد شد.

• شخص مربوطه باید برای تکمیل سوابق یا ارائه سوگندنامه به خاطره خود از حادثه در مرحله بعدی تکیه کند.

• شخص مربوطه محیط را ترک کرده، دیگر تعهدی نسبت به محیط زیست ندارد و ممکن است در مراحل بعدی چنین درخواستی به سادگی نادیده گرفته شود.

سوابق باید از نظر ارجاع به حادثه از نظر صحت ارزیابی شوند و تاریخ های مربوطه منعکس شده در این اسناد زنجیره شواهد و زنجیره نگهداری را تکمیل می کند. تمام سوابق باید تا تاریخ و زمان حادثه قابل ردیابی باشد.