eSignatures: متعادل کردن تجربه کاربر و انطباق با امنیت – شماره 4 2023

امضاهای الکترونیکی (یا امضاهای دیجیتال) به فرآیندهایی که معمولاً کاغذی هستند اجازه می‌دهند در ابتدا دیجیتالی شوند. هنگامی که یک سند تولید می‌شود، از طریق پیکربندی گردش کار امضا می‌گذرد و از طریق سرویس‌های تبدیل منتقل می‌شود و در عین حال تأیید هویت هویت و رضایت را تضمین می‌کند. با یک مسیر حسابرسی قوی و راه‌حل‌های بایگانی اسناد منطبق با قانون، این امضاها با اطمینان از هویت دیجیتالی که توسط یک کلید خصوصی پشتیبانی می‌شود، غیرقابل انکار هستند.

چه تجربه کاربری بد باشد و چه انطباق ضعیف، عواقب آن می تواند وخیم باشد. امروزه، کسب‌وکارها باید روی متعادل کردن سکه تمرکز کنند تا اطمینان حاصل شود که نیازهای هر دو طرف برآورده می‌شوند – تیم‌ها را برای فعالیت در مقیاس توانمند می‌کنند و در عین حال ریسک را به حداقل می‌رسانند.

راه‌حل eSignature مناسب، علاوه بر سهولت استفاده، ادغام‌های پیشرفته‌ای را ارائه می‌دهد که با متخصصان موضوع تعبیه شده و در ارتباط است. راه حل باید با اکوسیستم مایکروسافت ادغام شود. ابزارهای مدیریت فرآیند مانند Sybrin Onboarding، AppWorks، Oracle، Salesforce، SAP، XDS، و Striata. پیتر بیان می‌کند که سیستم‌های مدیریت اسناد مانند Sybrin Nitro، OpenText، OnBase و DocFusion – به عنوان چند مورد.

یکی از چالش‌های کلیدی در پذیرش یک محیط دیجیتال، ایجاد تعادل در نحوه تعامل کاربران با فناوری و یکدیگر، در عین حصول اطمینان از انطباق کامل است. در بسیاری از موارد، یک روی سکه اغلب در برتری به دست می آید، در حالی که طرف دیگر فاقد آن است.

به عنوان بخشی از این فرآیند، ابتدا باید یک هویت دیجیتال ایجاد شود. اگرچه این ممکن است شامل پیچیدگی در پایان باشد، تجربه کاربر در مورد ایجاد این هویت چنین نیست. «مشتریان نباید پیچیدگی نیاز کسب و کار به اطمینان از هویت را احساس کنند. بسیار ساده، ایجاد هویت دیجیتال شامل تأیید، تأیید اینکه کاربر امضاکننده صحیح است، اعلام محرمانه بودن، درخواست تأیید رضایت و در نهایت، سند نهایی ذخیره شده و کاملاً مطابقت دارد. پیتر اضافه می کند که ساده و بدون درز است.

هدف، به حداکثر رساندن ارزش یک تعامل واحد است. با eSignatures، تعاملات تک لمسی چندین فرآیند دیجیتال را بدون ایجاد پیچیدگی فعال می‌کند. با یک لمس، eSignatures قدرت شناسایی نمایندگان سازمان مجاز را ارائه می‌کند، و در عین حال که امنیت داده‌ها را افزایش می‌دهد، سندی را برای امضا در یک بیننده امن با قابلیت بازرسی کامل ارائه می‌دهد. هنگامی که کاربر موافقت می کند که به صورت الکترونیکی، با هویت دیجیتالی معتبر، امضا کند، تأیید هویت ثابت می شود و سند بازگردانده می شود، اجرا می شود و دارای انطباق کامل است.

به گفته کری پیتر، مدیر عامل Impression Signatures – یک شرکت EOH – این چالش فرصتی را ایجاد می کند. وقتی سازمان‌ها از همان ابتدا این کار را درست انجام می‌دهند، به طور موثر شانس تقلب، سوء استفاده و نقض امنیت داده‌ها را به حداقل می‌رسانند (اگر نه از بین می‌برند).

برای اطلاعات بیشتر به www.impression-signatures.com